공기업 공공기관 보고서 작성시 유의사항

 

 

안녕하세요 달향입니다 공공기관에서는 보고가 엄청 많은데요 이런 공공기관 보고서 작성관련 유의사항 몇가지에 대해 알아보겠습니다

 

 

공공기관 보고서 작성시 유의사항 몇가지

 

공공기관 보고서는 보고서의 유형과 목적, 보고서의 주제의 특성 및 비중에 따라 전개방법이 달라질 수는 있으나, 보고받는 사람의 입장에서 이해하기 쉽게 작성되는 것이 가장 중요함

 

 

 

 

1. 보고서는 보고받는 사람 관점에서 이해하기 쉽게 작성하며, 보고를 듣는사람이 정확히 판단하는 것을 도울 수 있어야 함

 

- 수요자(보고 받는 사람)가 내용을 쉽게 이해할 수 있도록 해당분야의 전문용어 사용 등 이해하기 어렵게 작성하지 않도록 유의

예) 전문용어나 어려운 한자, 불필요한 외래어 등의 사용 X

* 필요시 별도 설명을 추가하거나 참고자료 등을 첨부

 

- 보고서 작성자의 이해관계 및 선입견을 배제하고 모든 관련사항을 확인, 재확인하여 수요자의 정확한 판단에 도움이 되도록 작성

※ 단편적이거나 특정 부서의 의견만을 반영하지 않으며, 과거사례 및 타부서 의견 등을 포괄적으로 검토하여 작성

 

- 보고받는사람이 필요로 하는 시점에 보고되어 최대한으로 활용될 수 있도록 적절한 시기를 선택이 중요

 

- 보고서 자체로 완결성을 가질 수 있도록 해야 함

 

- 보고서는 그 자체로 완전한 형식과 내용을 갖추어야 하며, 다른 보고서나 자료가 없이는 제대로 이해할 수 없게 작성되어서는 안됨

 

- 보고서를 보고 추가적인 질문사항이 발생하지 않도록 명확히 서술

 

- 하나의 보고서에 몇 개의 주제를 혼합하여 혼동을 일으키지 않도록 1 보고서당 1개 주제로 작성

 

- 보고서 분량은 가능한 적을수록 좋으며 필요시 별첨 참고자료 활용

* 5매 이상 넘어가는 보고서는 목차를 설정

 

 

 

 

- 다만, 시급성이 요구되는 보고의 경우에는 부득이하게 부분적으로 보고할 수밖에 없으나, 추후 진전사항을 종합하여 추가 보고

 

표준화된 양식에 따라 간결·명료·효율적으로 작성

- 공공기관에 등록되어 있는 표준화된 보고서 서식ㆍ규격을 사용

- 내용과 구성이 산만하지 않도록 최대한 간결하게 작성

* 가능한 6하 원칙에 의거해 작성하고, 불필요한 미사여구나 수식어, 오해를 유발할 수 있는 애매한 표현이나 과장된 표현은 지양

 

- 보고서 작성 목적․경위와 쟁점, 대안, 추진계획을 명확하게 기술

 

- 간략한 보고서의 경우 효율상 시작하는 문단에 가장 중요한 내용이 들어가도록 하고, 이어 그것을 뒷받침하는 내용을 배치

* 상황․정보보고서의 경우 매우 중요

 

- 명료한 어휘를 사용하되, 단어의 과도한 압축적 사용으로 본래의 뜻이 왜곡되지 않도록 유의

 

 

 

 

 

2. 보고서 부문별 내용전개 요령

보고서는 읽는 사람이 자연스럽게 내용을 수긍할 수 있도록 적절한 형식·구조를 갖추고 내용을 전개해야 함

- 보고서 유형에 따라 다를 수는 있지만, 제목․개요․본론․결론의 형식을 갖추는 것이 일반적

제목 - 제목만으로 보고서의 성격, 전체 내용을 알 수 있도록 작성(가능한 1 줄로 작성하며, 핵심적인 사항을 표현)

개요 - 전체적인 내용을 개략적으로 요약하거나 보고서 작성의 배경과 목적, 경위 등을 서술

본론 - 현실태 및 문제점, 과거사례와 대안분석, 전망 등 필요한 내용을 작성하되, 중요도가 높은 사항을 먼저 기술

결론- 결론 및 대안제시, 건의사항, 향후 조치사항 등을 기술하며, 필요시 참고자료를 첨부

 

 

 

 

 

3. 보고서 표현 방식(문장서술, 표현방식)

o 서술 방식

- 문장은 가급적 간결하게 작성하되, 필요시 연결조사나 접속어를 적절히 사용하여 전체 문맥이 물 흐르듯 원활하게 기술

* ‘한편’, ‘다만’, ‘특히’와 같은 접속어를 사용하면 문장의 앞뒤가 자연스럽게 연결될 수 있음

- 가급적 단순한 문단구조를 갖추고 능동형 표현을 쓰며 애매한 수식어는 최대한 사용을 자제

- 형용사나 부사보다는 명사나 동사를 주로 사용하고, 내용을 압축적으로 표현

- 동일한 내용이 중복되지 않게 하여 항상 신선한 문장이 되도록 하고, 동일한 단어나 문구를 2중, 3중 사용하는 것은 억제

- 한 개의 문단에는 한 개의 초점(내용)만을 기술

 

 

 

o 표현 방식

- 결론이나 대책, 주장 등은 과장되지 않도록 세심한 주의를 기울여 객관성과 신뢰성을 유지

- 보고서는 수요자에게 행동방책(결론)을 제시하는 것이 무엇보다 중요하므로 단순한 사실의 나열보다는 의사결정을 해야 할 중요한 사항이나 쟁점사항을 적시

- 회의결과 또는 특정인의 언행을 표현시 전체적으로 한 가지 화법(직접/간접)으로 통일하고, 관련사실을 있는 그대로 가감없이 기술

- 특수용어 및 과거사항 등 설명이 필요한 내용은 괄호 또는 참고표시를 통해 주석을 달아주고, 보다 긴 설명이 필요한 경우에는 참고자료 첨부 등을 통하여 해결